Presupuesta un evento paso a paso

La planeación de un evento es como la remodelación de una casa: desde un inicio se debe establecer un presupuesto para no excederse, pues es común que existan detalles que sobrepasen el presupuesto por un pequeño monto, pero al sumarse todo, se termina gastando más de lo pensado.

Contar con un gasto estimado es el primer paso en la planeación de cualquier tipo de evento y es lo que asegura el éxito de este. Crear y apegarse lo más posible a un pronóstico detallado, ayudará a controlar gastos y medir el rendimiento del evento.

Aquí hay algunos consejos que ayudarán a tener un mayor control de gastos y a lograr el objetivo deseado sin excederse del presupuesto inicial:

Para comenzar, es necesario enumerar todos los gastos que se harán y anotarlos jerarquizando el nivel de importancia, por ejemplo: gastos fijos y gastos variables. Además, se puede determinar cuánto flujo monetario hay e ir revisando periódicamente cómo van las finanzas y los números preestablecidos.

 

Gastos fijos:

Los gastos fijos son los primeros a considerar en la lista. Son independientes al número de asistentes y deben quedar cubiertos a la brevedad posible para asegurar el evento.

 

Los gastos fijos por considerar son:

  • Renta del recinto
  • Equipamiento técnico (luces, sonido, pantallas)
  • Promoción y difusión

 

Gastos variables:

Generalmente, los gastos variables dependen mayormente en el número de asistentes al evento y de los detalles extras que se irán agregando en el transcurso de la planeación, como:

 

  • Mobiliario
  • Banquete
  • Decoración
  • Regalos y detalles

 

Es importante tener en cuenta que los proveedores del evento presentarán las tendencias y novedades en el mercado, cosas emocionantes que posiblemente no estaban contempladas en un inicio. Hay que ser muy claros en el presupuesto inicial y si después de haber cubierto los gastos principales, el evento ya está logrado, se podrá ir recurriendo a detalles o “lujos” que lo hagan lucir aún más; siempre y cuando se tenga apartado al menos un 10% del presupuesto para cualquier contingencia que se presente de último momento.

Está garantizado que, con un objetivo claro del evento, la correcta planeación del presupuesto y con la elección de proveedores comprometidos, tu evento será un éxito tanto para los asistentes como para tu bolsillo.

 

 

Presupuesta un evento paso a paso

La planeación de un evento es como la remodelación de una casa: desde un inicio se debe establecer un presupuesto para no excederse, pues es común que existan detalles que sobrepasen el presupuesto por un pequeño monto, pero al sumarse todo, se termina gastando más de lo pensado.

Contar con un gasto estimado es el primer paso en la planeación de cualquier tipo de evento y es lo que asegura el éxito de este. Crear y apegarse lo más posible a un pronóstico detallado, ayudará a controlar gastos y medir el rendimiento del evento.

Aquí hay algunos consejos que ayudarán a tener un mayor control de gastos y a lograr el objetivo deseado sin excederse del presupuesto inicial:

Para comenzar, es necesario enumerar todos los gastos que se harán y anotarlos jerarquizando el nivel de importancia, por ejemplo: gastos fijos y gastos variables. Además, se puede determinar cuánto flujo monetario hay e ir revisando periódicamente cómo van las finanzas y los números preestablecidos.

 

Gastos fijos:

Los gastos fijos son los primeros a considerar en la lista. Son independientes al número de asistentes y deben quedar cubiertos a la brevedad posible para asegurar el evento.

 

Los gastos fijos por considerar son:

  • Renta del recinto
  • Equipamiento técnico (luces, sonido, pantallas)
  • Promoción y difusión

 

Gastos variables:

Generalmente, los gastos variables dependen mayormente en el número de asistentes al evento y de los detalles extras que se irán agregando en el transcurso de la planeación, como:

 

  • Mobiliario
  • Banquete
  • Decoración
  • Regalos y detalles

 

Es importante tener en cuenta que los proveedores del evento presentarán las tendencias y novedades en el mercado, cosas emocionantes que posiblemente no estaban contempladas en un inicio. Hay que ser muy claros en el presupuesto inicial y si después de haber cubierto los gastos principales, el evento ya está logrado, se podrá ir recurriendo a detalles o “lujos” que lo hagan lucir aún más; siempre y cuando se tenga apartado al menos un 10% del presupuesto para cualquier contingencia que se presente de último momento.

Está garantizado que, con un objetivo claro del evento, la correcta planeación del presupuesto y con la elección de proveedores comprometidos, tu evento será un éxito tanto para los asistentes como para tu bolsillo.