En estos tiempos, no es la preocupación del grueso de la sociedad el tener un orden en sus documentos, dejando de lado una gran oportunidad de ser más productivos en su vida diaria. En una cultura donde sin papeles la palabra no tiene aval ¿Por qué dejamos a la deriva ésto sí el “papelito habla”?

El papel nos llena de una seguridad que cuando no contamos con algún documento de respaldo puede conducir hasta a desconfiar de nuestra palabra. Resguardamos con recelo las escrituras de una casa, el título profesional, el pasaporte, la visa que nos permite entrar a otro país… ¿será que unos documentos tienen un mayor valor que otros? ¿qué pasaría si extraviamos un documento de suma importancia como uno de identidad, que le permita a un criminal usarlo para cometer actos ilícitos e involucrarte en ello?

Lo anterior es el pan de cada día, la fuga de información en el sector público, en el privado y en la vida personal de cualquier integrante de la sociedad, puede dejar a la deriva a cualquier persona.

Si bien, actualmente corre una tendencia de gestión archivística en el área gubernamental, dada a la obligación que ciertas leyes marcan, ni aún así, podemos afirmar que vayamos en una etapa avanzada, seguimos en una fase primigenia.

Al estar normados los métodos que tienen que llevar, por ejemplo, el tratamiento a una simple hoja de papel, presentada por cualquier persona, ante algún ente gubernamental, las y los ciudadanos de a pie deberíamos tener la certeza de que se va a resguardar y que seguirá un proceso para su debida atención y correcto tratamiento.

Esta actividad se traduce en un componente del desarrollo democrático, y es importante que así nos lo grabemos, ya que es una forma de garantizar la continuidad del Estado y proteger a la ciudadanía, incluso que apoya a la protección de cuatro pilares derecho humanísticos: verdad, justicia, memoria y reparación.

No sólo debe incidir en lo público, es una oportunidad para el sector privado pueda ser eficiente y eficaz, es decir, mejoraría la productividad en empresas, ya que se potenciaría el flujo de la información y nos ahorraría el recurso más importante: el tiempo. Además ésto se traduciría en una mayor rentabilidad y generaría seguridad a una organización, lo cual los clientes notarían, y les darían preferencia en la elección de su producto o servicio.

Algo tan elemental como un inventario de archivos de trámite podría evitar hasta intentos de fraudes internos, previniendo la pérdida de información cuando ya no contemos con algún integrante de nuestro equipo de trabajo. Imaginemos el perder horas y horas buscando un simple papel o un archivo electrónico, que por no haberle dado un correcto tratamiento, no lo encontramos a la primera, perdiendo innecesariamente el tiempo. Finalmente lo que se resguarda es la información, por lo que invertir en un sistema de gestión de documentos es una tarea que las empresas exitosas han hecho.

Ahora bien, ¿Qué aporta una correcta gestión archivística en el combate a la corrupción?

La corrupción siendo uno de los males que aqueja a nuestra ciudadanía, recae tanto en lo público como en lo privado. Si no hay un orden, la corrupción va a prevalecer, mantenerlo en todos los casos genera tranquilidad y, por el contrario, un control precario de la documentación puede llevarnos a un desequilibrio, de ahí parte la importancia de contar con archivos correctamente registrados, descritos, controlados e íntegros.

La información es conocimiento, el cual se traduce en poder: poder de decisión, poder de tener ventaja sobre otros, poder adelantarse a sucesos y prevenirlos. La ciudadanía debemos velar por que se prevenga, se detecte, se controle, se sancione y se disuadan hechos de corrupción.

Las y  los archivistas de cada organización tienen una corresponsabilidad junto con los titulares de las áreas, como ejemplo de ésto, tenemos el caso de la “Casa Blanca” donde en fecha reciente la Secretaría de la Función Pública federal, denunció la desaparición de tomos de documentos relacionados con la investigación, lo que tuvo la consecuencia de vincular a proceso a tres personas, es decir, fincar responsabilidades; tomamos lo anterior como un caso que exhibe como, gracias a que una memoria archivística con un correcto tratamiento, se pudo dar certeza de que existieron los documentos, y que habían desaparecido de su lugar de almacenaje.

Existen otros ejemplos como el caso “Elba Esther Gordillo”, en el cual se desapareció la carpeta de investigación por delincuencia organizada y operaciones con recursos ilícitos. El caso del asesinato del activista Samir Flores, opositor de la construcción de la Termoeléctrica de Huexca en el estado de Morelos, en donde por la falta de coordinación de las fuerzas policiacas, el Fiscal de aquel Estado, adujo que las pruebas se habían perdido.

Como los anteriores podemos encontrar muchas más malas prácticas, que si se hubieran respetado y acatado los principios de integridad, procedencia, conservación, disponibilidad y accesibilidad que marca la Ley General de Archivos no estaríamos en estas situaciones que terminan lastimando a toda la sociedad. La corrupción va a prevalecer y aumentar si no se siguen estos principios, por lo que no pocos intentos de combate a la corrupción estarían condenados al fracaso.

Tenemos una herramienta muy importante, y es la voluntad, ésta incluye a todas y todos los actores, es decir, el universo entero tanto como los órganos autónomos, desconcentrados, centralizados, descentralizados para hacer suyos los estándares y casos de éxitos de otros lugares para poder así mejorar: tener un orden correcto, pertinente y productivo.

El gran desafío, que tenemos como sociedad, es velar, es decir, hacer cumplir una gestión eficaz, responsable y transparente; adaptar el uso de las nuevas tecnologías y asegurar que documentos electrónicos nos puedan servir para dar certeza y seguridad en los próximos siglos, como lo ha hecho hasta hoy el papel.

Tener una memoria colectiva, por medio de una memoria archivística, va a conservar acciones y decisiones de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica, que debe ser resguardada, difundida y con acceso público garantizado. Concluyo afirmando, con profunda convicción, que los archivos son el registro que dejaremos de nuestro actuar, y por ellos seremos recordados.